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La importancia del análisis y descripción de puestos

Es muy importante tener en claro que existe una gran diferencia entre el análisis de puestos y la descripción de puestos. Por su parte, el análisis de puestos pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el trabajo exige para desempeñarlo adecuadamente. En cambio, la descripción de puestos se preocupa por el contenido. Se plasma en un escrito las tareas o atribuciones que conforman el puesto, imprimiendo así su carácter distintivo respecto de los demás puestos de la empresa.

Ambas herramientas permiten la eficiencia de la administración de personal y la simplificación de otras tareas propias de este sector de toda organización.

Entonces, ¿cómo entendemos al análisis de puestos?

Comprendemos el análisis de puestos como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas.

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puestos, como por ejemplo cuando:

• Se funda una organización.
• Se crean nuevos puestos.
• Se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.
• Se actualiza el sistema de compensación y de salarios de una empresa, etc.

Además, algunos síntomas pueden indicar que es necesario considerar la implementación de un proceso de análisis de puestos:

• Los empleados no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir.
• La contratación y selección son ineficaces.
• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.
• La corriente de trabajo no es uniforme, padece de retrasos y es incompleta, entre otros.

¿Cómo podemos definir a la descripción de puestos?

La descripción de puestos consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás puestos que existen en una empresa. En otras palabras trata de:

• La enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante).
• La periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace).
• Los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace).
• Los objetivos del cargo (por qué lo hace).

Un colaborador nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando el supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados, tendrá que saber cuáles son las funciones que corresponden a cada uno.

Las preguntas qué, cómo, cuándo y porqué dan las bases de la limitación de un cargo, permiten definir obligaciones y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que conforman un trabajo y que debe cumplir el ocupante.

Posibles beneficios ante la implementación del análisis y la descripción de puestos

Su importancia es radical en varios procesos concernientes al departamento de recursos humanos. Aquí destacamos algunos posibles beneficios:

• Reclutamiento: proporcionan información sobre las características que debe poseer el candidato a ocupar el puesto de trabajo.
• Selección de personal: nos brindan datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos profesionales.
• Formación: comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos.
• Planes de carrera y promoción: a la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra organización es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compañía y qué requisitos son necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades.
• Evaluación del desempeño: dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta qué punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto.

Todo empresario, directivo y departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de análisis y descripción de puestos. Estos procesos sentarán las bases, y en cierta medida, determinarán el éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización.

Si aún no has desarrollado ambos procesos dentro de tu organización, desde Humaniz podemos acompañarte. ¡Contactate!